Manajemen Umum

Pengertian Manajemen
Menurut professor Oei Liang Lee manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan

Kelima fungsi manajemen ini sangat penting didalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan itu perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang :
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa
d. Kapan akan dilakukan
Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimanan wewenang, tanggung jawab serta pertanggung jawaban masing-masing kegiatan. Mereka terdiri atas orang-orang yang mempunyai berbagai macam keinginan, kebutuhan serta pola fikir yang berbeda-beda. Meskipun sudah diorganisir didalam suatu wabah organisasi, belum tentu kegiatan seseorang searah dengan yang lain. Oleh karena itu perlulah diadakan pengarahan agar masing-masing bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan didalam suatu wadah yang disebut fungsi. Tentu saja fungsi yang harusa dilakukan banyak dan berbeda-beda. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu dikoordinasikan sedemikian rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan lainnya untuk menuju kepada sasaran yang sama. Untuk menghilangkan atau menjaga agar penyimpangan yang terjadi tidak terlamapau jauh dari rencananya, maka perlulah diadakan pengawasan pengendalian.

Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga manajemen. Ketiga jenjang tersebut :
1. Manajemen Puncak
Jenjang ini merupakan jenjang tertinggi . jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau CEO, dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.
2. Manajemen Madya
Manajemen madya atau manajemen administrarif, meliputi pimpinan pabrik atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.
3. Manjemen Operasional
Manajemen operasional merupakan jenjang terendah. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional serimg disebut “supervisor garis pertama” (first line supervisor), karena mereka bertanggung jawab melakukan supervise kepada karyawan yang mengerjakan kegiatan hairan.
Latar Belakang Sejarah Manajemen
Gerakan Manajemen Ilmiah
Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi. Pada tahun 1911, Taylor yang dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah meluncurkan buku yang berjudul The Principles of Scientific Management. Dalam bukunya, taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah :
Prinsip 1 : semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2 : orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
Prinsip 3 : kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prinsip 4 : menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemerikasaan pekerjaan .

Sekolah-Sekolah Tentang Pemikiran Manajemen
Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, kita akan membahas lima, yaitu :
1. Sekolah Klasik (Classical School)
Sekolah berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Banyak dari literature klasik ditulis antara Perang Dunia I dengan Perang Dunia II. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungus-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Masing-masing fungsi tersebut dapat dibagi kedalam sub-sub fungsi. Pengembangan keahlian manajerial selanjutnya diarahkan pada penerapan fungsi-fungsi.
2. Sekolah Perilaku (Behavioral School)
Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relation, atau bevioral sciences school of management, telah menjadi popular dalam tahuan 1950-an. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kenituhan bagi para manjer untuk memahami manusia.
3. Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)
Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistic. Model-model matematis digunakan unuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Model merupakan wakil dari realitas. Model fisik seperti yang dipaki dalam sebuah terowongan angin merupakan suatu jenis model. Jenis yang lain adalah hubungan matematis antara beberapa variable, diprogram untuk computer.
4. Analisis Sistem
Analisis system menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Analisis system ini berkaitan dengan maslah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama. Dalam pemasaran, misalnya, mengambil keputusan tentang harga memerlukan pertimbangan menyangkut pengaruh pada kesan produk (product image), penjualan unit, jaringan distribusi, dan seterusnya.
System adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi.
5. Manajemen Hasil
Sejak pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950-an, manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (Mnagement by Objectives/MBO) telah semakin popular. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.
MBO memusatkan perhatian pada hasil, bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan. Anggapan yang ada pada MBO ini adalah bahwa hasil yang dibuat oleh manajer atau karyawan merupakan sesuatu yang penting, bukannya seberapa besar kesibukan mereka.
Adapun keburukannya dapat disebutkan disini antara lain :
• Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat
• MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi
• MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen
• Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur

Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Ibarat suatu perjalanan dengan menggunakan kapal, perencanaan ini merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan kemana kapal tersebut akan dibawa berlayar.
Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi nperencanaan adalah sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.
Bentuk-bentuk perencanaan
a. Tujuan (Objective), merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b. Kebijakan (Policy), merupakan suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.
c. Strategi, merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlunya diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi. Oleh karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa factor seperti : ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.
d. Prosedur, merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakn untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini lebih menitikberatkan pada suatu tindakan.
e. Aturan (Rule), merupakan suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.
f. Program, merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran, semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan. Biasanya program dibuat dua macam : program umum dan program khusus. Program umum meliputi seluruh organisasi, sedangkan program khusus hanya mencakup kegiatan-kegiatan dari masing-masing bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

Kegunaan Perencanaan
Adapun kegunaan daipada perencanaan adalah :
a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
c. Memperingan biaya
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

Langkah-Langkah Penyusunan Perencanaan
1. Menetapkan Tujuan, langkah pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menetapkan tujuan. Lebih dulu dibuat tujuan secara umum, kemudian baru dipecah-pecah menjadi beberapa tujuan untuk masing-masing bagian. Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Selain itu tujuan menggambarkan pula tentang apa yang harus dicapai setelah dibuatnya pola kerja (network) daripada kebijakan, strategi, prosedur, aturan, anggaran dan program.
2. Menyusun Anggapan-anggapan (Premising), langkah kedua yang harus dilakuakan dalam menyusun perencanaan adalah menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan meyebarkan anggapan perencanaan. Anggapan-anggapan yang dicari adalah anggapan yang diperkirakan dapat memberikan pengaruh terhadap suatu rencana, baik anggapan yang berasal dari luar maupun anggapan yang berasal dari dalam. Semuanya ini dapat diperoleh dengan mengadakan peramalan (forecasting).
3. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan, digunakan untuk memperkirakan alternative yang sesuai.
4. Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih, dalam langkah keempat ini dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternative mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu. Jadi, disini berlaku prinsip ekonomi.
5. Mengambil Keputusan, setelah diadakan pernilaian dengan mengadakan pembandingan serta pertimbangan-pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternative, barulah diambil keputusan tentang alternative mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan. Masalah pengambilan keputusan (decision making) ini akan dibahas lebih lanjut pada butir yang lain.
6. Menyusun Rencana Pendukung, setelah langkah kelima dapat diselesaikan, boleh dikatakan langkah penyusunan perencanaan sudah selesai, namun demikian sering terjadi bahwa dengan dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan pula dukungan dari peencanaan yang lain.

Perencanaan Merupakan proses Pendekatan yang Rasional
Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.
Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yakni :
a. Perencanaan jangka panjang, biasanya antara 10-20 tahun rencana pembangunan
b. Perencanaan jangka menengah, biasanya 5 tahun rencana pembangunan
c. Perencanaan jangka pendek, biasanya diperuntukkan untuk satu tahun atau kurang dari satu tahun

Factor-faktor yang Membatasi Perencanaan
Factor-faktor tersebut adalah :
a. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
b. Perubahan yang sangat cepat
c. Kelakuan internal, dapat berupa :
1. Kekakuan Psikologis, kadang-kadang orang kalu sudah mempunyai suatu pendapat sulit untuk diubah, demikian pula cara berfikirnya.
2. Kekakuan karena Adanya Prosedur dan Kebijakan, sekali prosedur dan kebijakan ini dibuat dan dapat diterima oleh orang banyak, maka sulitlah untuk diubah. Ini disebabkan karena adanya perubahan akan menuntut pula adanya penyesuaian. Sedangkan penyesuaian sangat mempengaruhi meeka secara psikologis.
3. Kekakuan Sumber Daya dan Dana, sekali modal ditanamkan pada aktiva tetap, kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan di waktu mendatang menjadi sangat terbatas. Sedangkan investasi itu sendiri seharusnya merupakan anggapan perencanaan.
d. Kekakuan Eksternal, kekakuan eksternal ini sangat sulit dikendalikan dan diawasi oleh para manajer karena sangat berkaitan dengan masalah-masalah : social-politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian dan sebagainya.
e. Waktu dan Biaya

Pengambilan Keputusan
a. Syarat Pengambilan Keputusan
Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :
• Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif
• Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya
• Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternative sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan
• Harus bersikap optimistis and mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternative yang paling baik
b. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti : operation research, teori probabilitas, linear programming.
Selain ketiga macam alat pengambilan keputusan diatas, masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, tetapi masih dalm batas kewajaran. Alat-alat tersebut adalah :
• Analisa Risiko
Setiap keputusan yang diambil dapat didasarkan pada pada interaksi beberapa variable kritis. Dengan demikian pertimbangan untuk memasarkan produk baru ke pasar misalnya, terghantung pada beberapa variable kritis berikut :
1. Biaya pengenalan
2. Biaya produksi
3. Investasi modal yang dibutuhkan
4. Harga
5. Market share yang dapat dicapai
• Pohon Keputusan (Decision Tree)
Cara lain yang dapat ditempuh untuk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan.



Pengorganisasian
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : personalia, fungsi dan factor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi komponen-komponen tersebut mencerminkan adanya tugas-tugas yang harus dilakukan. Ditinjau dari segi prosesnya , pengorganisasiaan merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai saran untuk mencapai tujuan.. dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan factor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk :
a. Hubungan informal, hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi.
b. Hubungan formal, merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja.
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu :
1. Tanggung Jawab, adalah kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan, dengan cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yang diterima.
2. Wewenang, adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang, juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu.
3. Pertanggung-jawaban, merupakan kebalikan dari arus wewenang. Kalu wewenang berasal dari pimpinan, artinya mengalir dari atas kebawah, maka pertanggung jawaban ini berasal dari bawahan.

Pola Hubungan antar Komponen Organisasi
Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan, dalam mana tujuan tersebut merupakan titik tlak proses pengorganisasian. Jadi penentuan tugas-tugas yang hendak dijalankan haruslah didasarkan pada suatu tujuan. Jika tdak terdapat pembagian tanggung jawab secara jelas, maka tugas-tugas sulit untuk dilaksanakan atau adapt pula terjadi adanya kesimpang-siuran dalam pelaksanaan.
Jadi, antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat dan berkaitan satu dengan lainnya.

Rentangan Kekuasaan
Munculnya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Dalam setiap organisasi, rentangan kekuasaan ini harus ditetapkan untuk mengetahaui sampai seberapa jauh seseorang dapat memimpin dan mengatur sejumlah bawahan dengan efektif serta efisien. Jadi, kefektifan dan efisiensi seorang pimpinan dalam mengatur bawahan banyak dipengaruhi oleh jumlah bawahan itu sendiri.
Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa factor, antara lain :
a. Latihan dari Bawahan
Bawahan yang mendapatkan latihan sempurna akan mengurangi frekuensi hubungan dengan pimpinannya. Makin sempurna latihan yang diberikan kepada bawahan, makin mudah pula bagi bawahan tersebut untuk memahaminya. Mereka tidak perlu lagi menanyakan tentang apa yang harus dikerjakan.
b. Pendelegasian Wewenang
Organisasi yang kurang teratur dapat memberikan pengaruh yang kurang menguntungkan terhadap frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan. Kejelekan-kejelekan dari sebuah organisasi akan terlihat pada kurang jelasnya pendelegasian wewenang yang ada. Ketidakjelasan ini dapat menimbulkan pertanyaan.
c. Perencanaan
Biasanya tugas-tugas bawahan digariskan didalam perencanaan yang telah ditetapkan dengan harapan agar mereka mudah untuk meghayatinya. Dalam hal ini penyusunan peencanaan, kerja perencanaa, wewenang dari pelaksana dan sejauh mana para pelaksana dapat memahaminya, sangat mempengaruhi hubungan mereka dengan pimpinan.
d. Teknik Komunikasi
Teknik komunikasi yang baik akan mempengaruhi pula rentangan kekuasaan yang ada. Bilaman teknik komunikasi yang baik dalam hubungannya dengan pemberian perintah dan pengarahan sudah dilakukan oleh pimpinan, maka beban pimpinan tersebut akan berkurang. Dan juga akan mempererat hubungan dengan bawahan.

Dasar-dasar Penggolongan Bagian di Dalam Organisasi
Pengelompokan menjadi bagian-bagian didalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada bebrapa factor berikut ini :
a. Didasarkan pada Suatu Angka, dasar penggolongan dengan angka ini biasanya terdapat di bidang kemiliteran. Misalnya : Kodam IV Diponogoro, Korem 072 Pamungkas.
b. Didasarkan pada Waktu, dasar waktu untuk mengadakan pengelompokan biasa dipakai dalam pelaksaaan tugas-tugas dipabrik. Bilamana sebuah pabrik yang harus menjalankan proses produksi secara terus menerus dapat mengadakan pengelompokan karyawan ke dalam beberepa kelompok kerja. Misalnya : jam kerja karyawan pabrik sehari adalah 8 jam.
c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan, misalnya, kegiatan-kegiatan dalam perusahaan dibagi kedalam tiga bagian, yaitu bagian produksi, bagian pemasaran dan bagian keuangan.
d. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi, sebuah perusahaan yang memiliki daerah operasi sangat luas, dapat mendirikan cabang-cabang dibeberapa daerah. Penggolongan ini juga dimaksudkan untuk menampung jumlah aktivitas yang terlalu besar.
e. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan, perusahaan-perusahaan seperti PT Astra yang membuat beberapa macam barang dapat mengelompokkan aktivitas dan tenaga kerjanya menurut macam barangnya, Karena masing-masing jenis barang memiliki karakteristik yang berbeda-beda.
f. Didasarkan pada Jenis Langganan, langganan-langganan dapat berupa : konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah dan peusahaan lain.

Karakteristik Struktur Organisasi
Setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu :
a. Keseimbanagan dalam Organisasi, sebuah organisasi dapat dikatakan imbang bilamana pada masing-masimg bagian dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.
b. Fleksibel, merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi.

Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Prinsip-prinsip Pengarahan
a. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap upaya mencapai tujuan.
b. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan
Orang-orang bekerja untuk memenuhi kebutuhannya, mereka menghendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
c. Prinsip Kesatuan Komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan.
Cara-cara Pengarahan
a. Orientasi, merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengertian tentang berbagai masalah yang dihadapinya. Informasi yang diberikan dalam orientasi antara lain :
• Tugas itu sendiri
• Tugas lain yang ada hubungannya
• Ruang lingkup tugas
• Tujuan dari tugas
• Delegasi wewenang
• Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja
• Hubungan antara masing-masing tenaga kerja
b. Perintah, perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakuakn atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa :
• Perintah umum dan khusus
• Perintah lisan dan tertulis
• Perintah formal dan informal
c. Delegasi wewenang, pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberiaan perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.
Komunikasi
Ada beberapa pendapat tentang komunikasi, antara lain dikemukakan oleh American Training Directo, Newman dan Kontz.
American Training Director memberikan definisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia-manusia secara serasi. Newman mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan, pendapat, dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Sedangkan Kontz mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya.
Dari definisi-definisi tentang komunikasi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa :
a. Didalam komunikasi terdapat hubungan anatara dua orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya
b. Hubungan yang timbul didalam momunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi
c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian
d. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata, surat, kode atau symbol
Prinsip komunikasi
1. Komunikasi harus jelas
2. Prinsip integritas
3. Prinsip penggunaan organisasi informal

Motivasi
Keberhasilan yang dapat dicapai akan semakin besar jika manajer mampu memberi dorongan (motivasi) kepada karyawannya meskipun perencanaan dan organisasi tidak begitu sempurna. Selain metode, factor manusianya sangat menentukan. Biarpun metode yang dipakai kurang sempurna, tetapi jika masing-masing individu mempunyai keinginan yang besar untuk bekerja dengan baik, maka kemungkinan mencapai sukses akan semakin besar. Ini tidak berarti bahwa motivasi dapat menggantikan kedudukan dari perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan keduanya saling mengisi. Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu :
a. Motivasi positif, merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya : dengan memberikan promosi, memberikan insentif atau tambahan penghasilan dsb.
b. Motivasi negative, merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.
Motivasi diharapkan dapat menjadi dasar perangsang untuk meningkatkan keretifitas seseorang. Dalam hal ini, perlu diperhatikan masalah-masalah seperti berikut :
• Kreatifitas sebagai dasar penentuan kualitas seseorang
• Masalah kreatifitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memerlukan pemecahan

Pengkoordinasian
Prinsip-prinsip Koordinasi
a. Prinsip kontak langsung
Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertical.
b. Prinsip Penekanan pada pentingnya koordinasi
Kurang baiknya koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpang siuran didalam organisasi. Selain itu, koordinasi yang baru diadakan kemudian juga dapat menghambat jalannya organisasi.
c. Hubungan timbal balik diantara factor-faktor yang ada
Masing-masing individu yang bekerja bersama-sama dalam kondisi pekerjaan tertentu, akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan yang lainnya. Kondisi, tujuan dan macam pekerjaan yang sama memungkinkan bagi meeka untuk mengadakan hubungan secara rutin, baik didalam bagian maupun antar bagian.

Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara yaitu :
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi
b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi

Pengawasan
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.
Langkah-langkah pengawasan
a. Menciptakan standard, mrupakan suatu criteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan
b. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard
c. Melakukan koreksi,